La crise sanitaire COVID-19 a bloqué l'intégralité des étudiants chez eux pendant plusieurs mois, et cette rentrée 2020 est différente des précédentes : port du masque, cours en ligne, vie associative presque inexistante, moins de rassemblements, ... Organiser un évènement (festif, culturel ou sportif) est devenu difficile à organiser. Il est donc plus dur de connaître les étudiants de votre promotion. Cependant, les différentes associations (BDE, BDA, AS, ...) ont encore des solutions pour organiser des évènements en toute sécurité. Mais les agences évènementielles et leurs prestataires sont là pour vous aider afin de sauvegarder un minimum de cohésion.
Nos 6 conseils pour un évènement en période de pandémie :
- Favoriser les petits groupes. En effet, les gros rassemblements sont un facteur de risque que la plupart des administrations des universités souhaitent éviter. Nous vous conseillons donc d'organiser des évènements à plus petite échelle mais plus fréquemment, où vous limiterez le nombre de personnes afin que vos étudiants puissent se rencontrer et passer de bons moments ensemble. Cette année, un City-trip semble être la meilleure option pour cela, car il permet aux étudiants de passer du bon temps, sans être en contact d'un grand nombre de participants.
- Faire des tests PCR. Afin d'éviter les risques de contamination, nous recommandons aux associations d'exiger un test PCR négatif fait moins de 48h avant le départ. Cela rassurera vos participants ainsi que l'administration de l'école, car il permettra d'éviter qu'un élève contaminé soit présent sur l'évènement.
- Choisir le lieu adapté. En ces conditions, il est difficilement envisageable d'obtenir des autorisations pour organiser des évènements sur l'espace public ou dans des lieux qui ne seraient pas privatifs. Privilégiez donc des espaces auxquels seuls vos participants auront accès.
- Porter le masque. Bien qu'il ne soit pas encore obligatoire partout, nous recommandons aux étudiants de porter un masque en permanence lorsqu'ils ne se trouvent pas dans leur hébergement.
- Être créatif. Afin d'éviter les risques, il faut revoir intégralement la manière d'organiser chaque activité. Nous vous conseillons de trouver de nouvelles activités en petits groupe, pour lesquelles chaque objet sera à usage unique et personnel. Mieux vaut éviter les activités habituelles engendrant une utilisation de masse, telle une structure gonflable. - Se connaître différemment. Dans le passé, le but des évènements était de connaître un maximum d'étudiants en peu de temps. Certaines universités ayant adopté des créneaux différents en fonction des promotions, il parait plus intéressant d'organiser des évènements où quelques participants apprendront à bien se connaitre entre eux plutôt que de favoriser la quantité de rencontres.
Besoin de conseils pour organiser votre prochain évènement en toute sécurité? Contactez-nous, notre équipe fera son maximum pour vous aider à vous divertir pendant cette année si différente.
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